活用されない社内SNS…改善すべきポイント

この一年で日本の働き方は大きく変わってきました。この記事を読んで頂いている皆さまの中にもリモートワークに切り替えているかい企業で働かれている方も多いのではないでしょうか。
新しい働き方はたしかに効率が良く、一定のメリットはあります。
しかし反面メディアなどで取り上げられるのが「コミュニケーションが不足していく」ということです。
今までなら気軽に隣のデスクのメンバーに質問できたこともわざわざメールや電話をするので億劫になってしまうことありますよね。

そんな時に気軽にコミュニケーションを取ろうと社内SNSを導入したものの、上手く活用出てきていないということはないでしょうか？

今回はそんな時の改善ポイントについてお伝えしていきます。

1:好事例を紹介

まずは社内SNSを使って成果を出している企業を見てみましょう。

ご自身の会社での運営のヒントになればと思います。

1-1:シチズン時計

シチズン時計には社内SNSは以前から導入されていましたが、利用は任意でした。

同時に他部署との情報共有が十分でない、プロセス情報がうまく引き継ぎできていないといった課題がありました。

そこでメールに代わり社内SNSの使用を徹底したところ、コミュニケーションの活性化や業務の効率化がおこりメールの使用率は7割減少しました。

そして、同時に良い効果として業務に1時間もの無駄な時間が効率化されました。

1-2:日本たばこ産業

社内SNSを活用することで、新しいアイデアが発信されたり、小売店での販売方法を写真付きで報告されたり、各人が持っていた情報が全社に拡散されるようになりました。

メールなどではやりにくい「いいね」ボタンで気軽にリアクションすることができるので、投稿者のモチベーションになっているようです。

1-3:株式会社NO’s

株式会社NO’sは、「横浜家系ラーメン 吟家」を展開する会社です。

従来情報のやりとりをLINEでおこなっていましたが、社内SNSを導入することで社員のプロフィール情報が分かったり、情報伝達がよりスムーズになったようです。

雑談専用の「くだらな部」というグループを作って、社内コミュニケーションの円滑化をはかり効果を出しています。

2:改善する際に見直すポイントと方法

好事例の会社を見てきたところで、改善する際に見直すポイントとその方法を纏めてみました。

2-1:社内SNSを利用する目的は明確か

社内SNSは、基本的に全ての社員が使うことになるので「何のためにSNSを使うのか？」を明確にまず決める必要があります。

雑談を通して社員同士の連携を強化していく、各部署に埋もれているノウハウなどを共有することで生産性をあげる、など色々な使い方ができるSNSだからこそスタートする前に目的を明確にしましょう。

不明確に始めてしまっては、結局何のためのSNSだったか分からないまま漫然とみんなが使うということになりかねません。

具体的に社内SNSを使ってコミュニケーションを取る業務を決めておけば、社員も使いやすいでしょう。

2-2:社内SNSを実行する体制を作る

社内SNSも、会社で使っている他のサービスなどと同じく利用開始されるとさまざまな思わぬ出来事が起こります。

そのためしっかりした運用が必要です。

先程決めた目的を達成するための目標を、定量的に測りその目標に向かって正しく運用を改善ができる体制を整えましょう。

様々な部署が連携することから、人事や情報システムはもちろん他部署からバランスよくメンバーを集めて、プロジェクトチームを結成すると良いのではないでしょうか？

少なくとも安定稼働するまでは定期的にミーティングを行い、現状の課題や実際に利用にてみた体感、社員の感想などを共有すると良いですね。

2-3:社員にメリットはあるかを確認する

社内SNSを運用する側だけではなく、それを活用する社員の方を考えてみましょう。

日々の業務の中で活用することになるので、その中にメリットがないと、継続して利用されません。

メリットとして考えられるのが、一つの部署だけでは得られない新たな気づきや承認される喜びを体験することがあると思われます。

管理運営する側は、このユーザーのメリットをしっかりと考えることがおすすめです。

2-4:そのSNSは使いやすいかを検証する

日々利用する社員にとって、SNSへのアクセスのしやすさや、使いやすさはとても重要です。

使いづらいSNSは受け入れられることが難しいでしょう。

会社にはSNSに普段から慣れ親しんでいる特に若い世代から、馴染みのない社員まで様々おられると思います。

導入前に社員アンケートなどを取り、意見を取り入れるのも大切なのではないでしょうか？

3:まとめ

今回は社内SNS運用にあたり、改善するポイントをお伝えしました。

現在運用にお困りの方は今回のポイントを見直してみてはいかがでしょうか？