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リモートワークをするために、会社が用意するものは何か?

リモートワークをするために、会社が用意するものは何か?

リモートワークをするために、会社が用意するものは何か?

新型コロナウイルスの影響により、多くの企業でリモートワークの導入が検討されています。
しかし、これまでリモートワークを実施した経験のない企業にとって、必要な環境や準備に戸惑うことも多いのではないでしょうか。
そこで今回は、リモートワークを導入するうえで必要な準備についてご紹介していきます。
しっかり準備をおこない、スムーズにリモートワークへ切り替えられるようにしましょう。

リモートワークをするために必要なアイテム

まずリモートワークをするために必要なアイテムをまとめてみました。

もしまだ準備ができないないアイテムがあれば、早めに準備することをおすすめします。
特にネット回線は、開設までに時間がかかるため注意が必要です。

パソコン
リモートワークでは、パソコンで業務をおこなうことになるため、業務をこなせるだけのスペックを備えたパソコンが必要です。

スマートフォンの普及に伴いパソコンを所有していない社員も多いため、会社でパソコンを支給するケースも多いでしょう。

ソフトウエア
高スペックのパソコンがあっても、業務で使うソフトウエアが入っていなければ仕事に支障をきたします。
事務系の仕事であればOfficeソフト、制作系であればAdobeソフトなど、業務上必要になるであろうソフトは事前に支給することが重要です。

セキュリティソフト
業務上の機密を取り扱うため、セキュリティソフトはしっかりしたものを入れることが重要です。

特に社員所有のパソコンの場合、セキュリティ面やスペック面の確認はしっかりおこないましょう。

チャットやビデオ通話などのツール

リモートワークでは、コミュニケーションを取るためにチャットやビデオ通話を使います。
円滑なコミュニケーションを取るためにも、事前に共通のチャットツールを準備しましょう。
情報漏洩を防ぐために、ログイン可能な端末を制限することも重要です。

さまざまなチャットツールがあるため、機能や使い勝手などあらかじめ使用して確認するのも良いでしょう。

安定したネット回線
インターネット回線がしっかり整備されていることも重要なポイント。
最近では、複数端末で同時に使用できる家庭用Wi-Fiが多く普及していますが、仕事で使う回線は別で確保することをおすすめします。
複数端末が同時に使用できる回線の場合、回線が込み合ってしまうと一時的に接続が中断されたり読み込みが遅くなることも。

自宅以外の公共の場でのフリーWi-Fiは、セキュリティ面のリスクが高い傾向にあるため、使用は控えるように注意喚起しましょう。

短期間のリモートワークでは、ポケットWi-Fiを社員へ支給するのも良い方法です。

業務専用携帯電話
取引先と頻繁に電話でやり取りをする場合、会社用の携帯電話が必要です。

社員がプライベートで使用している端末を使用すると、個人情報の漏洩や高額な通話料がかかるなどさまざまなトラブルが発生します。

そのため、通話を伴う業務の場合、会社携帯を支給しましょう。

リモートワークを導入する際に気を付けるべきポイント

リモートワークを導入する際に注意すべきポイントについてご紹介していきます。

リモートワークの頻度
リモートワークを導入する際には、どれくらいの頻度で対象者は誰なのかを明確しましょう。
全社員が全日程リモートワークをおこなうフルリモートなのか対象者や日程が限定されるタイプなのか、事前にしっかり決めることが重要です。

コロナが終息するまでの一時的なリモートワークを想定している場合、導入コストをなるべく抑えるとよいでしょう。

ルール設定
リモートワークの場合、それぞれが自己管理をしっかりおこなう必要があります。

そのために、勤怠の管理方法や休憩のルール、作業の進捗管理など細かなルールを設定しましょう。

リモートワークを開始してからルールを設定、周知させるのは難しいため、事前にきちんと全員と共有することが重要です。

混乱を招かないためにも早退や遅刻などの際、どのように誰に報告すべきかなど具体的に決めましょう。

相手の顔や様子がしっかり確認できない分、社員同士スムーズにやり取りをする必要があります。

取引先への連絡
リモートワークをするにあたり、社内だけではなく取引先にも早めに周知しましょう。

リモートワークにより業務環境が変わることで、これまで使用していたツールや業務時間に変更が出る可能性もあるためです。

必要であれば公式HPへ記載することも検討しましょう。

また、取引先から来客が想定される場合は、社内に数名常駐させて対応するという方法もあります。

まとめ

新型コロナウイルスの影響により、リモートワーク導入を検討している企業は、早めの準備が重要です。
特にネット回線やパソコンなど、リモートワークに必要なアイテムは、しっかり揃えなくてはなりません。
社内ルールの周知やアイテムの準備などで時間がかかってしまうケースもあるため、導入が決まったら計画的に進めていきましょう。

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