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イベントでケータリング業者を頼む方法って?

イベントでケータリング業者を頼む方法って?

イベントでケータリング業者を頼む方法って?

パーティーやレセプションなどといったイベントの料理の手配で便利なケータリング業者。
ケータリング業者に依頼をすれば、イベントでのフードやドリンクを簡単に手配することが出来ます。

そこで今回は、ケータリング業者の手配方法や、依頼から当日までの流れについてを紹介いたします。

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●ケータリング業者とは?

まず一番はじめにケータリング業者のサービス内容についてを簡単に說明していきたいと思います。

ケータリング業者は、イベント会場に出張して料理やドリンクの提供を行うサービスをしています。
料理やドリンクの準備は会場で行うので、温かいものは温かいうちに、冷たいものは冷たいうちに提供してもらえるのもケータリング業者に依頼する大きなメリットです。
さらに、ケータリング業者に依頼をすると食事の提供だけでなく、イベント会場のコーディネートやセッティング、後片付けまで行ってくれます。
このようにケータリング業者であれば、デリバリーや仕出しを注文するよりも手間なく準備を進められるので、パーティーを開催する幹事側の負担を大幅に軽減させることが出来るのです。
なので、大人数が参加する大規模なイベントや、初めてイベントを取り仕切る初心者の方にはケータリングサービスはとてもおすすめです。

●ケータリング業者に依頼をする前に

ケータリング業者にケータリングサービスを依頼する前にまずは、開催するイベントについての確認をしておきましょう。
開催日時や場所、参加人数、予算、イベントのコンセプトなどイベント内容によって適したサービスやプランがあるので、依頼をする前にイメージをしっかり決めておくことをおすすめします。
特に料理やドリンクメニューの内容に関しては、イベントに参加する年齢層や男女比で好まれるメニューが変わってきます。
例えば、年齢層が低ければ揚げ物やボリュームのある料理が好まれる傾向があり、年齢層が高ければ洋食よりも和食などあっさりしたものがあると喜ばれます。
その他にも、アルコールの提供の有無や、デザートの種類のことなども事前に考えておくと依頼や打ち合わせがスムーズに進めることが出来ます。

●ケータリング業者の選び方

ネットなどで検索をするとたくさんのケータリング業者が出てくるので、どの業者を選べば良いのか迷ってしまいますよね。
そこで続いては失敗しないケータリング業者の選び方のポイントを紹介していきたいと思います。
ケータリング業者を選ぶ際にはまずその業者の公式ホームページをチェックしてみてください。
ホームページには様々な情報が書いてありますが、その中でも注目すべきなのはホームページの更新頻度です。
ホームページ内のブログであったり、InstagramやFacebookなどといった公式のSNSであったりが頻繁に更新されている業者であればひとまず安心できるでしょう。

反対に更新が数ヶ月や1年以上されていない場合は、掲載している情報と実際行っているサービスに違いが生じてくる可能があるので避けたほうが良いかもしれません。

●依頼から当日までの流れ

続きましては、実際にケータリング業者にサービスを依頼する方法やイベント当日までの一般的な流れについてを簡単に紹介していきます。

1.問い合わせ・見積もり
まず一番はじめに依頼するケータリング業者を決めたら、ネットや電話などで問い合わせを行いましょう。
その際にイベントの日時や、規模、予算などを伝えて見積もりを出してもらいます。
準備期間が必要になるので、だいたいイベント開催日の1ヶ月〜2ヶ月には余裕を持って問い合わせや見積もりを依頼しておくことをおすすめします。

2.打ち合わせ
見積もりと内容がOKであれば、次に担当者と打ち合わせを行います。
この打ち合わせでは、イベント会場の広さや使える設備の確認、テーブルや装飾などのレイアウトなどを話し合って決定していきます。

3.契約
打ち合わせが完了したら、プランやサービス内容を確定させて契約へと進みます。
契約後のプランや参加人数の変更は別途で料金がかかってしまうことが多いので、それまでに変更箇所がないかきちんと確認しておきましょう。

4.イベント当日
イベント当日は、開催時間の数時間前からケータリング業者が会場のセッティングや料理の準備を進めてくれます。
基本的に準備は全て業者側が行ってくれますが、準備段階でも立ち会いが必要になるので注意してください。
撤収作業も同様にケータリング業者が作業をしてくれますが、こちらも必ずイベント責任者が立ち会うようにしましょう。
イベント終了後の撤収作業はイベントの規模にもよりますが、だいたい30分〜1時間程度かかるケースが多いので目安にしてください。

●まとめ

以上、ケータリング業者についてのご紹介でした。
パーティーやレセプションなどのイベントの成功には美味しい料理でのおもてなしが必要不可欠です。
ケータリング業者に依頼をすれば、出来たての料理が美味しいうちに提供することが出来ます。
さらに、会場コーディネートや準備、後片付けなどもサポートしてもらえるのでぜひ活用してみてくださいね。

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